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整理提升做会议笔记的效率方法介绍

发布:brooke 时间:2018-08-15 11:08
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  很多会计人在进行开会做会议笔记的时候经常会遇到各种问题,导致效率低下,今天就来给大家介绍下如何提升会议笔记的工作效率。

  你有没有遇过这样的情况:开会时,把主管交代的事情都写到这次会议笔记中,但等真的做任务时又常常漏东漏西?明明我很认真做笔记,是哪个地方搞错了呢?
 
  我自己也曾经遇过这种情况,开会时,笔记写了一大串,但真的执行时,不一定有效率,还可能漏掉之前说好要做的事情。因为事实上,我们真的在执行任务时,不一定会记得回头去参考之前每一次开会写下的笔记(而如果这样做,又是很繁琐的工作)。
 
  于是我开始发现,开会后留下一则一则会议笔记,不一定是好事。
 
  这篇文章,可以看作是之前「高效能会议的七个习惯,不能只是开会前准备数据而已」所提最后一个步骤:「讨论接下来每个人的下一步行动」之后,更关键的高效能习惯补充。
 
  怎么说呢?
 
  情况一,假设现在开一个检讨会议,主管针对我在进行的多个项目、任务,分别给了提点:A项目请你到时候记得申请某份A表单、B任务要结案时要给一个结算报告、C任务执行过程中要记得做一个C步骤。
 
  我于是打开笔记本,在一页空白页面写下今天开会的每一个行动指示。
 
  但问题是,这些行动分别属于A、B、C三件事,如果我把它们都写在今天的会议笔记,这样不就表示我在做A时要看一下今天的会议笔记,做B与做C时也都要看一下今天的会议笔记吗?这样当然容易漏掉,而且没有效率。
 
  情况二,假设现在开会讨论同一个项目的许多执行细节,合作伙伴彼此之间讨论了许多环节下需要的执行步骤:在A阶段可以试试看下广告,在B阶段记得要先完成市场分析,在C阶段最后一定记得邀请推荐人。
 
  我于是打开笔记本,在一页空白页面写下今天开会讨论到的每个行动步骤。
 
  但问题是,这些行动并非连贯执行的,他们分别是项目在不同阶段下的某个步骤,如果我只把他们写在今天的会议笔记,又怎么会在真正执行项目时,记得去执行这些开会讨论到的步骤呢?
 
  所以问题是什么?
 
  问题可能是,我们以为开会就在写一则好的会议笔记后结束了。
 
  然而其实事情还没结束,当我们在一则好的会议笔记中,总结了这次开会决议的各种行动后,并非把这些行动留在会议笔记,而是要:
 
  让他们回归到各自项目、任务的行动清单中。
 
  以前面的情况一来说,就是把主管交代的三件事,分别写回自己A项目、B任务与C任务的行动清单中,排入正确的位置,这样到时候B任务进行到最后,自然会看到最后一个行动是要制作结算报告。
 
  以前面的情况二来说,既然都是同一个项目,就不是每次都新增一则会议笔记,而是直接把讨论的行动,插入这个项目原本的流程步骤中。
 
  当然,有时候需要「做出一则会议笔记留存」,那也无妨。
 
  但更重要的是,不要让自己回头去看会议记录来行动,而是把决议的行动,拆解后真正放入他们各自的项目步骤流程当中,纳入你真正的待办清单中,这样才能真正有效率,并且更轻松地去执行他们。
 
  拆掉会议笔记,让行动回归到真正项目流程的正确位置上。
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