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内部稽核的目的是什么

  内部稽核工作的职责在银行内部控制及稽核制度实施办法、审计准则公报、内部稽核执业准则公报、公开发行公司建立内部控制制度处理准则内均曾加以界定。综合该等法规,我们虽然可以知道内部稽核职责主要系在「确保内部制度得以持续有效实施」、「适时提供各项改进建议」,但是对于稽核应做那些事?不应做那些事?常常还是存着似是而非的观念,由于观念上的错误,往往把大家工作的好伙伴——稽核人员,看成只会「挖人疮疤」或「打小报告」而不事生产的冗员。为破除一般人对稽核工作之错误观念,以下列案例加以说明:
 
  【案例一】
 
  公司内部有些制度无书面化资料,容易造成管理上之盲点。因此:
 
  错误观念
 
  由于内部稽核熟悉内部控制重点,内部稽核人员应直接主办内部制度建立工作,甚至负责各项跨部门工作小组的专案任务。
 
  正确观念
 
  1.内部稽核被公认是公司内部合理化的评估者,而不是制度的建立者。
 
  2.除了维持例行的内部稽核工作外,稽核人员应根据最高权责主管的指定,担任内部制度的建议者或协调者,提供合理的内部控制建议。
 
  【案例二】
 
  公司有太多的问题必须立刻解决,稽核人员是否可以不顾完成厚厚的工作底稿及稽核报告等书面资料工作,而先处理那些必须立刻解决的问题。
 
  错误观念
 
  内部稽核人员应优先协助解决任何不合理的问题,才能算是「适时协助各部门解决问题」。所以,应当仁不让,立即协助各单位改善各项问题。
 
  正确观念
 
  1.稽核人员的工作来源是例行稽核工作计划及公司最高权责主管临时指派的专案稽核工作,而不是去协助改善所有不合理的问题。
 
  2.任何不合理的问题,应先由各单位权责主管自行改善。若有牵涉多单位的问题,应编定专案小组指定专人负责,或利用联谊会、动员月会及提案改善等方法交由权责单位处理,绝非由内部稽核人员可以独力协助完成。
 
  【案例三】
 
  内部稽核人员工作都很认真,我们有时侯总是感觉他们不找到问题绝不罢休,甚至有类似专门吹毛求疵或告密等负面感觉。我们不知道这种感觉是否正确?如果不正确,稽核人员应该如何扮演本身的角色?
 
  错误观念
 
  内部稽核人员可能因本身个性或公司交付之工作目标等因素,选择下列不同的错误心态:
 
  1.坚持工作目标,而不考虑工作方式型——本型稽核人员的个性大半耿直,或因公司坚持稽核应扮演「红卫兵」角色所造成的结果。
 
  2.工作方式可修改,而坚持工作绩效型——稽核人员为表现其绩效,有每月(或一固定期间)必须揭发一定数量之不合规定的事实。
 
  正确观念
 
  1.稽核人员应以「平常心」从事工作,绝不可以因本身个性、恩怨等情绪因素所引导,更不可一眛讨好公司最高权责主管的不合理工作目标。
 
  2.稽核人员应以「事实」做为稽核报告的基础,更应以「扬善抑恶」为内部稽核人员的绩效标准。因为内部稽核的对象是「制度」,而不是「人」。
 
  【案例四】
 
  内部稽核人员整天忙进忙出,所提出来的问题有时候很「深入」,内部稽核人员对于异常的人事物是否一定要穷追不舍,不择手段去追究责任?
 
  错误观念
 
  1.对于本身所查核的问题,无论内部稽核人员是否为解决该问题的「专家」,都必须在确定问题的方向及内容后,穷追不舍,直到问题合理解决为止。
 
  2.对于异常之人事物,内部稽核人员更应需要全力透视「异常」的关键,取得有利的证据,解决各项问题。对于产生「异常」的人事物,更应追究责任;必要时立即确定各从业人员责任,公布奖惩,以产生立即效果。
 
  正确观念
 
  1.对于本身所查核的问题,内部稽核人员未必是专业的行家,每次所提出来的问题自然无法完全「深入」,这个事实相当合理。
 
  2.「追根究底」是小心求证的具体表现。对于任何问题内部稽核人员应贯彻「追根究底」的精神,再加上掌握具体的事实及证据,列入本身的书面报告。所谓「具体的事实及证据」,应包含有利(或不利)的事实证据,以反应问题的真实性。
 
  3.责任归属是解决问题的主要建议之一。合理的责任归属,可以使从业人员心服,增加公司成员的向心力。做好「责任归属」,也是内部稽核人员对公司内部控制的具体表现。
 
  【案例五】
 
  内部稽核报告所叙述的事实及建议,受查者的我大部份有同感。说归说,我不知道:内部稽核报告的「改善建议」有何后续动作?
 
  错误观念
 
  1.经过小心求证的程序,内部稽核人员的书面资料已反应事实,并提出有效可行的建议。各单位成员对于内部稽核报告的「改善建议」必须完全配合。
 
  2.内部稽核只负责公司内部制度的覆核及建议。若各单位无法彻底实施内部稽核报告的「改善建议」,其责任在于各单位。除非内部稽核规划再查核及建议,各单位人员必须确实执行原有改善建议。
 
  正确观念
 
  1.内部稽核必须反应问题事实,经过小心求证,再提供改善建议。由于外来环境及个人主观等因素,其中过程(或改善建议)未必完全符合各单位成员意愿,造成内部稽核人员及各单位成员两者看法不同是可能的。以本个案的受查者大部份有同感,实属平常。
 
  2.内部稽核人员及各单位成员(尤其是各级主管),应注意内部稽核报告的改善建议是否确实有效执行。各级主管及内部稽核应及早发现「无法确实执行部份」,相互沟通,并共同改进原有建议。
 
  3.公司的整体利益是由各单位成员(含内部稽核人员)共同努力争取得到。在「合则两利,分则两败」的前提下,任何单位(含内部稽核)的成员必须全力执行稽核改善建议,同时再改善后续的各项问题。
 
  【案例六】
 
  内部稽核有权利(也有义务)查核公司内部异常的人事物。在各种异常情况下,如果某主管不依公司规定处理,看在眼里放在心底,不知如何申诉?尤其明知内部稽核有权利求证这些不依规定处理的异常问题。我们想知道:内部稽核如何处理这些异常问题?我们该如何配合内部稽核人员,处理这些异常问题?
 
  错误观念
 
  1.内部稽核人员得知公司内部任何不依规定处理的事实(或问题),自然必须规划稽核计划,小心求证再提出建议。
 
  2.站在公司立场欢迎各单位成员提供类似的讯息,从业人员任何申诉,必须依据公司既定管道及作业准则提出。
 
  3.内部稽核人员依正常程序,完成各单位类似申诉的查核,依法提出书面报告,呈公司权责主管核定结果。再依公司奖惩规定,提出合理的功过建议。
 
  正确观念
 
  1.任何不依规定处理的异常问题,可能产生不同的程度的损害,内部稽核人员主动发现或被动得知,都必须小心处理这类个案,在没有确实求证情况下,内部稽核人员必须先小心求证问题成立之可能性。
 
  2.这类问题(或申诉)经求证确定成立后,内部稽核人员必须小心规划这类个案(必要时先向公司最高权责主管提出口头意见),经公司最高权责主管核准书面稽核计划后,才可以小心搜集相关事实与证据,以免得到「事出有因,查无实据」的不良结果。
 
  3.总之,内部稽核欢迎这类申诉,但在整个处理过程中,必须小心求证并妥善处理「人」的问题。内部稽核人员更需各单位成员的从旁协助,才能圆满达成任务。
 
  【案例七】
 
  大家都知道:内部稽核工作是对事不对人。事在人为,在查核过程中,若有牵涉个人利益(无论是本身、受查者或第三者),内部稽核人员应如何处置?
 
  错误观念
 
  可能有下列几种观念:
 
  1.坚持对事负责——内部稽核人员不计成败,万事只对公司既定制度或合理标准负责。甚至与他人沟通时,全无情理可言。(这种人精神可佩,但希望他有一个开明的主管。否则,纵有客观判断,仍无法得到良好的改善结果)。
 
  2.因人而异——与前项比较,此类稽核人员全然考虑「人」的因素。其判断的结果往往因个人关系、本身个性或工作恩怨等因素自行调整。(做人与做事不可兼得,但一昧迁就各种「人」的因素,必定一事无成。)
 
  3.因循苟且——这种稽核人员可以算是「无客观判断、无超然立场」的代表,甚至遇事敷衍,谈不上有客观超然的建议,更不敢「因人而异」。(长期因循苟且的人实在不适合担任内部稽核工作。)
 
  正确观念
 
  个人利益对于客观判断的影响很大,内部稽核人员应确实遵循下列原则完成工作底稿及内部稽核报告:
 
  1.全力排除个人厌恶喜好及恩怨是非——稽核人员工作时,首先应将自己的厌恶、喜好、恩怨是非放在一边。其次,面对受查者或第三者的特别关怀,内部稽核人员应「不与理会」;只有不合规定的事实,才可列入工作书面资料,且应据实做为工作底稿及稽核报告的有力证据。
 
  2.客观判断的对象是『事实』,而非『人员』——客观判断的先决条件,在于客观判断的对象是『问题的事实』。因此,在内部稽核工作过程中,有具体的事实经过、结果及表单证据,内部稽核人员应确实执行本原则,将不合法的事实充份揭露、客观分析、依据判断,并列入工作底稿及内部稽核报告。

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